Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions dans cette FAQ, contactez-nous !
Les offres Workibox
Workibox s’adresse à toutes les TPE qui disposent d’un potentiel de croissance.
Par potentiel de croissance, nous incluons celles qui envisagent à un horizon de 12 à 36 mois un chiffre d’affaires compris entre 100.000 et 2.000.000€, ou un nombre de salariés compris entre 3 et 20.
Pourquoi cela ? Car en dessous de ces limites la gestion est suffisamment simple pour pouvoir se passer des services de Workibox. Et au-dessus de ces seuils, nous serons très heureux de continuer à vous accompagner mais vous commencerez probablement à avoir besoin de solutions sur-mesure.
Workibox n’a pas vocation à proposer la totalité des possibilités permises par la réglementation française en matière de droit des entreprises.
Plutôt qu’obliger l’entrepreneur à analyser le droit et choisir parmi les possibilités multiples, ce qui constitue un frein majeur tant la réglementation est complexe et verbeuse, nous avons retenu le régime juridique le plus souple et le mieux à même d’accompagner la croissance de l’entreprise : la SAS (Société par Actions Simplifiée) et sa petite soeur, la SASU (la même chose avec un seul actionnaire).
Ce choix n’est pas théorique ou le fruit du hasard : il s’appuie sur l’expérience de création, de gestion et de développement d’entreprises effectué par les entrepreneurs qui ont bâti Workibox. Ils se sont confrontés pendant plus de 20 ans à toutes les problématiques opérationnelles que vous allez rencontrer et ont injecté leur expérience dans Workibox.
Il en va de même pour la totalité des procédures proposées sur Workibox.
La SAS est une SASU avec plusieurs actionnaires. Ou la SASU est une SAS avec un seul actionnaire. Il n'y a aucune autre différence entre ces deux formes d'entreprises.
Toute SAS devient automatiquement SASU quand elle ne comporte plus qu'un seul actionnaire. Et réciproquement. Vous n'avez aucune formalité à faire si cette situation se produit.
Avec Workibox, nous faisons en sorte que vos statuts puissent s'appliquer aussi bien avec un seul actionnaire qu'avec plusieurs (c'est la raison de la rédaction des statuts avec le pluriel par défaut). C'est l'intérêt de travailler avec des anciens entrepreneurs qui se sont confrontés à ces évolutions au fil des années et mettent à votre disposition leur expérience 🙂
Workibox n’a pas vocation à traiter les situations particulières qui nécessitent une analyse détaillée spécifique. Les équipes de Workibox ne dispensent pas de conseils sur mesure en création et gestion d’entreprises.
Ces prestations restent la prérogative de professionnels du droit et du chiffre - experts-comptables, notaires, avocats, etc.
Notre expérience montre toutefois que dans de nombreux cas, il n’est pas nécessaire de dépenser plusieurs milliers d’euros pour bénéficier d’un appui à façon : une solution sur étagère est bien souvent suffisante.
De même, solliciter le Forum-pour-Entrepreneurs pour recueillir l’avis d’autres entrepreneurs et vous permettre de choisir en connaissance de cause est un moyen rapide et efficace pour gérer une situation imprévue ou litigieuse.
Les équipes qui ont conçu Workibox sont spécialistes de la simplification administrative. Elles accompagnent les ministères, les collectivités territoriales et les établissements publics dans la dématérialisation et l’automatisation des procédures et les échanges avec les usagers, depuis plus de 10 ans. Cette expérience est mise à profit de même que les outils conçus pour les grandes organisations publiques pour proposer aux entrepreneurs des solutions fiables et éprouvées.
Cette industrialisation explique les prix bas proposés, mais garantit dans le même temps un très haut niveau de robustesse et de confiance.
Pour le dire autrement : nous ne proposons que ce que nous savons bien faire avec des outils numériques et des procédures administratives robustes.
Fonctionnement de mon compte
Le portail Workibox est un service en ligne permettant aux entrepreneurs de réaliser leurs démarches administratives via internet, et de les adresser aux organismes publics compétents.
Il permet de saisir toutes les données permettant de compléter les dossiers administratifs, et d'échanger avec l'équipe de Workibox en vue de présenter aux administrations un dossier complet et valide.
Toutes les personnes en possession d’une connexion internet, d’un navigateur internet et d’une adresse de courriel valide peuvent se créer un compte sur Workibox.
L’adresse e-mail est indispensable pour pouvoir se créer un compte, elle vous sert d’identifiant et vous permet de recevoir les différentes notifications de suivi de vos demandes.
Il est également possible de se connecter sur Workibox avec son compte France Connect, fourni par l'administration française. Plus d'information sur le portail gouvernemental.
Nous vous conseillons d'utiliser un navigateur à jour pour une meilleure expérience sur le portail Workibox. Si vous rencontrez des problèmes, vous pouvez vérifier la mise à jour de votre navigateur, en utilisant, par exemple le site https://browser-update.org/fr/update.html
La quasi-totalité des procédures administratives et de gestion réalisées sur Workibox nécessite une signature électronique.
La signature à distance est réalisée, en toute sécurité juridique, en vous sollicitant simultanément par e-mail et par SMS. Le numéro de téléphone portable est indispensable dès que vous êtes amenés à signer un acte.
Dans la rubrique « Mon compte », le menu « mot de passe » vous permet de modifier votre passe. Pour cela vous devrez rappeler votre mot de passe actuel et saisir votre nouveau mot de passe.
Au moment de vous connecter, cliquez sur « mot de passe oublié ». Vous devrez renseigner votre adresse e-mail. Un courrier électronique vous sera envoyé avec un nouveau mot de passe.
Vous pourrez ensuite vous connecter et modifier votre mot de passe.
Dans la rubrique « Mon compte », le menu « Identifiant » vous permet de modifier votre adresse e-mail d’identification. Vous devrez saisir votre nouvelle adresse e-mail qui sera utilisée pour vous authentifier. Un message vous demandant de confirmer votre adresse vous sera envoyé.
La rubrique « Mes relations » vous permet d’enregistrer les informations des entreprises que vous créez (entrepreneur), dirigez (dirigeant) ou dans lesquelles vous travaillez (salarié).
Les notifications vous permettent d’être alerté des messages qui vous sont adressés par l'équipe Workibox. Il s'agit en général de vous informer de l'avancement de votre dossier, ou vous demander des compléments.
Les pièces justificatives peuvent être fournies directement dans lors du remplissage des démarches.
Il vous est sinon possible d’aller alimenter directement votre « porte-documents ». Vous n’aurez ensuite qu’à sélectionner vos fichiers dans une liste déroulante lorsque vous effectuerez vos démarches.
Lorsque vous effectuerez vos démarches, vous pourrez rajouter les justificatifs à partir de votre poste de travail ou de votre porte-documents.
Le « porte-documents » est confidentiel et sécurisé. Il vous est strictement réservé. Il permet d’ajouter sous votre contrôle des documents aux démarches réalisées pour votre compte ou pour vos bénéficiaires (voir « mes relations »).
Il est toutefois possible de partager un porte-documents d'entreprise avec les autres gestionnaires de votre entreprise.
Vous recevrez par messagerie électronique les liens pour confirmer la création de votre compte, votre nouveau mot de passe si vous perdez un jour le vôtre, et toutes les informations relatives au suivi de vos demandes : changement de statut de vos demandes, messages des conseillers Workibox en charge de votre dossier, mise à disposition d’une réponse, etc.
Vous avez la possibilité de choisir quels types de notification vous souhaitez recevoir. Pour cela, rendez-vous à la rubrique « Mon compte », puis « Mes préférences ».
Vous pourrez ici sélectionner les notifications qui vous intéressent.
Dans la rubrique « Mon compte », le menu « Mon compte » vous permet de modifier toutes vos informations personnelles. C’est également ici que vous pourrez trouver le lien « Supprimer mon compte » qui vous permettra de supprimer définitivement votre compte en ligne (mais pas les données des formalités accomplies ; pour cela reportez-vous aux mentions légales).
Fonctionnement des procédures et démarches en ligne
Une démarche en ligne correspond à un acte administratif individuel. Une procédure correspond à un enchaînement de démarches, permettant d'accomplir une formalité.
A titre d'exemple, le dépôt d'une demande d'ACCRE est une unique démarche. Mais l'élaboration d'un contrat de travail et sa signature par les deux parties est une procédure.
La liste des procédures et démarches en ligne disponibles sur Workibox s'étoffe régulièrement. Veuillez consulter les actualités du site internet www.workibox.com et du portail pour connaitre la liste disponible au moment où vous en avez besoin.
Les statuts de démarches vous permettent de suivre en temps réel l’état d’avancement de votre demande et sa prise en compte par l'équipe Workibox et les administrations concernées.
Nous avons rencontré ces situations à de multiples reprises au sein des administrations que nous accompagnons. Tous les documents produits et les formalités peuvent toujours faire l’objet d’une impression, d’une signature manuscrite et d’un scan du document avant de le réinjecter dans Workibox pour continuer le parcours numérique.
Vous avez également la possibilité d’interrompre le parcours numérique pour continuer avec ce bon vieux papier. Dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter.
Si vous avez choisi d’être notifié par e-mail, vous recevrez un courrier électronique vous indiquant l'issue de vos demandes.
Sinon, vous retrouverez les notifications relatives à votre demande en vous connectant sur le portail.
Si votre ordinateur s’éteint pendant que vous effectuez une démarche (ou que votre connexion internet se coupe) vous pourrez retrouver votre démarche dans vos brouillons où elle aura été enregistrée automatiquement.
Confiance
Workibox a été déclaré à la CNIL sous le numéro 2116662.
Les données fournies par les utilisateurs sont la propriété de ces utilisateurs. Aucun usage, notamment à vocation publicitaire, ne pourra en être fait sans le consentement explicite des utilisateurs.
Les serveurs de Workibox et les données des utilisateurs sont hébergés en France et relèvent exclusivement de la législation française.
Par ailleurs le logiciel conçu et développé par Workibox pour gérer l’ensemble des documents et des démarches en ligne, dénommé 6Tzen, a fait l’objet d’un audit et d’une certification de sécurité octroyé par l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information.
Les données personnelles sont utilisées uniquement dans le cadre du service pour lequel elles ont été fournies. Workibox s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies par les utilisateurs.
Workibox s'engage à n'opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l'usager et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi française ou dans le cas d'une démarche faite à votre demande.
Lorsque vous signez un document en ligne avec Workibox, des dispositions techniques sont mises en place et des composants techniques sont ajoutés à votre document pour garantir les mêmes principes qu'une signature sur papier :
- prouver que tous les signataires ont bien signé exactement le même document.
- prouver l'identité de chaque signataire.
- prouver le consentement de chaque signataire.
- horodater les documents signer et les rendre les documents signés inaltérables
Vous pouvez obtenir davantage de précisions en consultant la FAQ de Contrat-Privé (www.contrat-prive.com), service de signature électronique reconnu et également opéré par les équipes de Workibox.
Les greffes des tribunaux de commerce et les autorités administratives reconnaissent la signature électronique apposée sur les documents produits et signés sur Workibox. Dans le cas où une administration serait amenée à s’interroger sur le sujet, nous vous invitons à nous en informer via le formulaire de contact afin que nous puissions vous apporter les éléments d’explication demandés.
Un cookie peut être utilisé pour une authentification, une session (maintenance d'état), et pour stocker une information spécifique sur l'utilisateur, comme les préférences d'un site ou le contenu d'un panier électronique.
La plupart des navigateurs récents permettent aux utilisateurs de décider s'ils acceptent ou rejettent les cookies. Les utilisateurs peuvent aussi choisir la durée de stockage des cookies.
Toutefois, le rejet complet des cookies rend certains sites inutilisables comme c'est le cas pour le portail Workibox puisque les cookies sont nécessaires pour la navigation connectée.
Paiement
Nous privilégions la carte bancaire pour tous les paiements, pour garantir rapidité et fiabilité.
Toutefois si vous souhaitez vraiment régler une facture Workibox par virement, merci de suivre cette procédure.
Assistance
Si vous rencontrez une difficulté dans l’utilisation de Workibox, nous serons ravis de vous aider par e-mail, téléphone ou tchat.
Si vous souhaitez un accompagnement administratif sur une procédure non encore disponible dans Workibox, vous pouvez solliciter une prestation « SOS formalités administratives », pour laquelle nous vous proposerons un devis forfaitaire après avoir compris votre demande.
Si vous souhaitez en revanche des conseils sur mesure pour optimiser votre situation, nous vous invitons à contacter l’un des experts dont vous trouverez les coordonnées sur le Forum-pour-Entrepreneurs.